S’organiser et gérer ses priorités

Elle vous aide dans :

• L'identification des tâches ;
• L'analyse du degré d'urgence et d'importance ;
• La définition et la mise en place d'actions efficaces ;
• L'élaboration d'un emploi du temps optimisé ;
• Le suivi de l'avancée du travail.

Vous serez accompagné par une équipe pédagogique durant toute votre formation. Vous pourrez réaliser un audit de votre organisation actuelle. Par la suite, vous découvrirez les méthodes à exploiter pour redéfinir vos priorités et mettre en place une bonne organisation. 

Dispensée en présentiel ou à distance, la formation "S'organiser et gérer ses priorités" dure 14 heures, et est répartie sur deux jours. Elle est dédiée à toute personne souhaitant développer ses capacités d'organisation. Prenez du recul pour ne pas vous retrouver noyé sous les obligations du quotidien.

À l'issue de cette formation spécialisée, tous les participants sont soumis à une évaluation des acquis. Bénéfique pour tous les secteurs d'activité, ce cursus permet à chacun de s'améliorer en termes de gestion du temps.

Être organisé, qu'est-ce que cela veut dire ?

Être organisé n'a rien de sorcier, il s'agit de la capacité à déterminer ce qui est le plus prioritaire. Pour cela, mettez en place le procédé qui vous convient  pour améliorer votre productivité. La méthode ? En créant des listes pour organiser ou en recourant à des agendas et applications de planification. Le but étant de gérer vos projets et suivre les échéances.

Organisation au travail : quels avantages ?

L'organisation oriente vos efforts sur les tâches prioritaires, optimise vos journées de bureau et vous aide à retrouver votre équilibre de vie. Elle vous permet de profiter de :

Un rythme de travail plus adapté

Être organisé consiste à élaborer un emploi du temps optimisé. À condition que vous soyez en mesure de hiérarchiser vos tâches, vous parviendrez à planifier votre travail tout en considérant le degré de priorité de chacune de vos missions. De plus, vous profiterez d'un angle de vue global qui vous permettra de visualiser tout ce que vous avez à faire. 

Il vous sera donc facile d'anticiper vos projets et de vous projeter. Ainsi, vous ne vous retrouverez pas noyé sur une tonne de dossiers dont vous ignoriez l'existence.

Une créativité décuplée

Puisque vous avez organisé tout votre travail, vous serez en mesure d'aborder vos journées avec sérénité. Toutes vos tâches figurant sur un planning ou un tableau de bord soigneusement élaboré, vous aurez l'esprit léger. Parce que vous n'aurez pas à mémoriser toutes les missions qui vous attendent et parce que vous ne serez pas contraint d'improviser en permanence, vous pourrez exploiter toutes vos capacités intellectuelles pour faire avancer vos dossiers. 

Avec un état d'esprit serein, vous serez bien plus créatif. Vous n'aurez aucun mal à réfléchir à la manière de solutionner vos problématiques. Ainsi, vous avancerez plus efficacement et plus rapidement. 

Moins de stress

Avec une bonne organisation, inutile de stresser. Vous suivez l'avancement de vos projets, connaissez les délais à respecter et les dossiers à venir. Votre esprit n'est pas pollué par ces informations à retenir ce qui vous assure une sérénité à toute épreuve.

Cet état d'esprit vous protège du risque de burnout. Votre organisation vous assure une parfaite maîtrise de votre charge de travail. Puisque vous possédez une vision globale de celle-ci, vous savez si vous serez en mesure de respecter les délais ou non. Ainsi, vous pouvez réagir en conséquence. 

Ce sentiment de contrôle est très important pour votre équilibre mental. Avec une bonne organisation, les risques de perdre pied sont considérablement réduits. 

Une meilleure productivité

L'organisation permet de gagner un temps précieux. Toutes vos tâches planifiées, vous n'aurez plus qu'à suivre votre plan et vous investir pleinement dans chacune d'elles. Après chaque objectif atteint, vous passerez à la mission suivante sans perdre de temps à vous demander quelle est la plus urgente. 

Ainsi, vous travaillez mieux et plus rapidement. En d'autres termes, vous décuplez votre productivité. 

Gérer les priorités, qu'est-ce que cela signifie ?

Lorsqu'on est en mode projet, les imprévus et difficultés sont inévitables. Gérer les priorités, c'est  hiérarchiser vos tâches. Le but ? Favorise l'avancement de vos projets et organiser vos missions en fonction de leur degré d'urgence

Pourquoi est-ce important ?

Hiérarchiser ses tâches est indispensable au travail, surtout si celles-ci sont nombreuses. Sans cette gestion, on se retrouve rapidement submergé et angoissé par la situation. 

Fixer des priorités permet, avant tout, de concentrer son attention sur les missions les plus urgentes. L'objectif étant d'achever celles-ci dans les délais impartis. Ainsi, vous évitez un stress inutile et allégez votre charge de travail. En effet, si vous concentrez vos efforts, à tort, sur une tâche secondaire, cela ne vous dispensera pas de gérer le dossier urgent que vous aviez laissé en plan. Non seulement, vous travaillerez dans l'urgence, mais vous doublerez votre charge de travail.

La matrice de priorités

On parle également de matrice de priorisation. Cette méthode consiste à analyser, trier et classer les tâches selon différents critères. L'objectif ? Visualiser les missions à prioriser pour être en mesure d'établir un plan d'action efficace.

La matrice de priorités se présente sous la forme d'un tableau personnalisé. Son niveau de complexité augmente avec le nombre de cases. Et ce dernier augmente en fonction du nombre de critères pris en compte. Parmi les éléments importants à évaluer : 

• L'urgence ;
• L'importance ;
• L'impact.

Lorsque vous aurez défini tous les critères déterminants, vous pourrez les reporter dans votre tableau. Ensuite, vous n'aurez plus qu'à classer vos tâches. Ce classement vous permettra de déterminer le meilleur moment et la meilleure manière d'exécuter chacune d'elles.

Moins polyvalente, mais tout de même efficace, la matrice d'Eisenhower est une version simplifiée de la matrice de priorités. Axée sur la gestion du temps, elle invite son utilisateur à classer ses tâches en fonction de deux critères : l'importance et l'urgence. 

Comment améliorer son organisation au travail ?

Il existe une multitude de méthodes efficaces pour améliorer son organisation dans le cadre professionnel. 

Utiliser un outil de suivi

Peu importe l'outil que vous utilisez, il faut que vous référenciez toutes vos tâches au même endroit. Une to-do list, un planning classique ou un logiciel, à vous de choisir. Ce qu'il vous faut, c'est un support qui vous permet d'organiser toutes vos missions en considérant leur degré de priorité. 

Pour vous organiser de manière efficace, vous devez faire apparaître les délais impartis pour chaque dossier. Cette planification vous permettra d'obtenir une vision globale, indispensable pour garder le contrôle. En cas d'imprévu, vous parviendrez aisément à garder la tête froide. 

Savoir prioriser les tâches importantes

Qui dit bonne organisation dit hiérarchisation des tâches. Au quotidien, vous êtes sûrement tenté de vous consacrer aux missions simples qui vous permettent d'alléger votre liste régulièrement. Cependant, ce ne sont pas ces tâches qui contribuent réellement à la réussite de votre entreprise.
Résistez à la tentation de se contenter de tâches faciles pour la satisfaction immédiate qu'elles apportent. Priorisez les tâches importantes, même si elles demandent plus d'effort.

Viser cet objectif consiste à se consacrer aux missions prioritaires. En plus d'être bénéfique pour votre employeur, ce mode de fonctionnement le sera également pour votre carrière. Vous mettrez en lumière vos compétences, votre réactivité et d'optimiser votre productivité.

Déléguer lorsque c'est possible

En tant que manager, déléguez dès que possible les tâches qui peuvent l'être. Cela vous permettra de vous consacrer à des missions qui exigent de détenir vos compétences. Indispensable pour aboutir à une bonne organisation.

Attention, vous ne devez pas confier des tâches au hasard. Sur votre liste, vous devez conserver les plus urgentes et importantes. Vous devez également prendre en charge les tâches importantes qui peuvent attendre. Ce sont les missions non importantes, mais urgentes que vous devez déléguer à vos collaborateurs. Ainsi, vous vous dégagerez du temps tout en faisant avancer les dossiers urgents.

Soigner le rangement de son espace de travail

Vous serez sûrement d'accord pour dire qu'il est bien plus agréable de travailler dans un espace propre et rangé. Mais il ne s'agit pas uniquement de confort. Si vous avez de la place et si chaque élément est rangé à sa place, vous pouvez gagner un temps précieux. En termes d'organisation, le rangement est déterminant. 

En plus de gagner du temps, vous limitez les sources de distraction, ce qui vous rendra bien plus efficace. Puisque vous n'aurez pas à chercher de dossiers supplémentaires, vous conserverez votre sérénité. 

Pour améliorer votre organisation, ne vous contentez pas de ranger votre espace de travail physique. Soyez également organisé sur le plan virtuel. Et si vous avez du mal à vous mettre au rangement, gardez bien cette idée à l'esprit : on ne perd pas de temps à s'organiser.