Formation - S’organiser et gérer ses priorités

Comment réaliser vos objectifs en apprenant à prioriser vos tâches importantes ?

En entreprise, pour les managers comme pour les collaborateurs, savoir s’organiser et gérer ses priorités est essentiel. Cette aptitude permet de gagner en efficacité et d'éviter de perdre du temps inutilement. 

Pour savoir gérer ses priorités, il est nécessaire de suivre les 5 étapes d’une organisation optimale : identifier les tâches, analyser leur urgence et l’importance, mettre en place les actions, planifier l’emploi du temps et suivre la progression du travail accompli.

Grâce à notre formation, vous développerez les compétences pour auditer votre planning, dresser un panorama de vos outils disponibles et mettre en place les bonnes pratiques pour avancer rapidement vers votre but.

Gestion des priorités, la formation idéale pour apprendre à s'organiser et gagner du temps

Une étude menée par l’université de Harvard démontre que des employés dont les priorités sont définies voient leur productivité augmenter de 25%. 

Il suffit alors d'imaginer ce que cela peut donner à l’échelle d'une entreprise. 

En distinguant et priorisant les tâches urgentes des tâches secondaires, les entreprises, que ce soit des PME/TPE ou des startups ont pu améliorer leur croissance sans investissement majeur, en optimisant uniquement leurs équipes. 

Alors pourquoi pas vous ? Que ce soit pour vos propres compétences ou pour optimiser la productivité des acteurs de votre entreprise, la gestion des priorités est importante.

Que signifie vraiment “Être organisé” ?

L’organisation est une notion apprise dès le plus jeune âge. En cours, chez soi, lors d’activités, une vie quotidienne nécessite une organisation, aussi minime soit-elle.

Mais en entreprise, l’organisation professionnelle diffère. Elle revêt un autre aspect, et doit souvent se calquer à l’organisation et aux objectifs de l’entreprise. 

Être organisé dans son travail signifie : 

1. Savoir identifier les tâches prioritaires des tâches secondaires
2. Savoir planifier ses tâches de manière efficace et réaliste
3. Savoir exécuter son plan et effectuer un suivi de son organisation en respectant les échéances.

Bien que ces étapes semblent accessibles, elles nécessitent toutefois de maîtriser des compétences et des outils particuliers, tels que les outils de planification, la capacité à évaluer ses propres compétences ou encore à anticiper.

Avec la formation ISM pour savoir s’organiser et gérer ses priorités, nos apprenants identifient leurs propres capacités, apprennent à optimiser leur temps et à délimiter leur rôle au sein de leur entreprise. 

L’objectif de notre formation Gestion des priorités : prévoir et planifier pour mieux progresser.

Quels sont les avantages d’une bonne organisation professionnelle ? 

Une bonne organisation a pour but d’orienter vos efforts et votre énergie sur les tâches les plus importantes. Elle consiste également à découper son planning de façon à équilibrer ses tâches quotidiennes

Adapter son temps à son travail 

D’après la loi de Parkinson, une tâche prend le temps qu’il lui a été alloué pour être réalisée. Ainsi, une même tâche peut prendre 1h, ou bien 2h pour être réalisée. Tout dépend des délais fixés.

Si la loi de Parkinson a ses limites, elle démontre qu'une bonne organisation temporelle de ses tâches permet de gagner en productivité avec peu d’effort.

Allouer trop de temps à une tâche revient à perdre en productivité. Au contraire, mésestimer le temps nécessaire entraînera des retards dans tout le planning. 

Pour cette raison, il est important de connaître ses capacités de manière à pouvoir estimer sa charge de travail réelle, que ce soit au quotidien, mais aussi de manière hebdomadaire ou mensuelle.

Réduire son stress

Une mauvaise organisation et ses conséquences sont source de stress. En 2023, 62% des salariés déclarent lutter contre le stress au travail. Retard, manque d'informations, impression d’être submergé, de nombreux facteurs de stress peuvent être réduits grâce à une bonne organisation. Cela assure une bonne maîtrise de votre charge de travail, et une vision globale de celle-ci.

Cet état d’esprit protège du burn-out et permet d'avoir un sentiment de contrôle sur son travail, nécessaire pour le maintien de sa santé mentale.

Gagner en productivité

L’objectif de tout salarié et de toute entreprise est de gagner en productivité. Que ce soit pour améliorer ses performances, passer moins de temps sur une tâche ou pour sa satisfaction personnelle, la productivité est un facteur clé.

L'organisation permet de gagner un temps précieux. Une fois vos tâches et missions planifiées de façon réalisable, il ne reste plus qu’à les accomplir. Vous évitez ainsi de perdre du temps entre chaque mission, et de reléguer au second plan des tâches prioritaires. 

Ce que vous allez apprendre dans notre formation

Notre formation en ligne Gestion des priorités se compose de 4 parties, qui ont pour but de vous faire évoluer et vous donner les réflexes essentiels à une bonne organisation professionnelle. 

Utiliser un outil de suivi 

La quête de l’outil de suivi idéal n’existe pas. Si tous les outils ont leurs spécificités, le réel défi est de savoir comment diviser et planifier ses tâches de manière à ne pas se laisser déborder. 

Peu importe l’outil, l’important est de pouvoir y inscrire toutes ses missions au même endroit. 

Si nous conseillons des to-do-list et agendas personnalisables, certaines personnes préfèrent utiliser des logiciels plus poussés, voire garder sous la main un support papier. 

L’essentiel est de pouvoir trouver un outil qui vous convient, toujours à portée de main et qui permet de répertorier en détail toutes les informations dont vous avez besoin.

Apprendre à prioriser et à planifier vos tâches

Qui dit bonne organisation dit hiérarchisation des tâches. Pour atteindre ses objectifs de productivité ainsi que ceux de l’entreprise, il est nécessaire de se consacrer avant tout aux missions prioritaires. Mais cela ne signifie pas qu’il faut négliger les tâches secondaires !

L’intérêt d’une bonne planification est de : 

• Déterminer des deadlines à respecter
• Élaborer son emploi du temps journalier
• Suivre la planification du travail

Celle-ci doit permettre de terminer toutes ses tâches en avance, soit dans le temps imparti, avec le moins de pression possible. 

Concrètement, le but est d'éviter d’avoir à finir une grande tâche dans la précipitation, avec le stress et les erreurs qui s'en suivent. Un scénario trop fréquent, pourtant si facile à éviter !

Délimiter son cadre de travail

Pour arriver à mettre en place et suivre un emploi du temps de manière sérieuse, il est important de délimiter le cadre de son travail. 

Cela implique que chaque membre de l’équipe remplisse son rôle, selon son poste. Prendre en charge des missions qui ne dépendent pas de sa position professionnelle ou de ses compétences entraîne un retard considérable sur le planning. Pour cela, notre formation ISM inclut des modules qui présentent des parties telles que :

• « Ce qui relève de ma responsabilité, ce qui ne l’est pas »
• « Oser dire non »

En quoi notre formation se distingue-t-elle des autres ? 

Le développement de la gestion et de l’organisation d’une équipe fait désormais partie des priorités des employeurs.

À ce titre, de nombreuses formations et cours existent pour évaluer et améliorer son organisation. Cependant, il est nécessaire d'apprendre à identifier les bons programmes. 

Chez ISM, nous sommes fiers de proposer une formation certifiante, continuellement mise à jour et reconnue par la République française. 

Un organisme de formation reconnu 

Depuis sa création, l’ISM a à cœur de proposer des formations à la fiabilité prouvée. Pour cela, nous sommes fiers de nous distinguer par notre certification QUALIOPI, délivrée par la République française dans la catégorie Action de formation. 

Nous sommes également membres de la Fédération de la Formation Professionnelle (FFP), et éligible au CPF.

Un enseignement 100% à distance ou en présentiel

Les formations de l’ISM sont toutes disponibles à distance, en visio-conférence. Cette méthode a été choisie pour favoriser une flexibilité et une adaptabilité optimale pour chaque participant. 

Mais en plus de l’enseignement à distance, nous proposons aussi des cours en présentiel, dans notre centre de formation à Paris. Que vous appréciez la souplesse d’une session en ligne ou que vous préfériez expérimenter une formation de groupe en présentiel, ISM vous donne le choix !

Des méthodes pédagogiques uniques et approuvées

l’ISM, ce sont des outils et enseignements pédagogiques de pointe, pensés pour optimiser l’efficacité de chaque formation. 

La matrice de priorités

Cette méthode consiste à analyser, trier et classer les tâches selon différents critères. L'objectif est de visualiser les missions à prioriser pour être en mesure d'établir un plan d'action efficace.

La matrice de priorités se présente sous la forme d'un tableau personnalisé, comportant des cases et des critères différents. On y retrouve principalement :

• L'urgence
• L'importance
• L'impact

Des formateurs expérimentés

Nos formations sont dispensées par des formateurs aux nombreuses années d’expérience. Les techniques d’apprentissages sont développées pour permettre un ancrage mémoriel optimisé, ainsi que des travaux seuls ou en groupe. 

Une formation à la fois théorique et pratique

Notre formation Gestion des priorités se base aussi bien sur des enseignements théoriques que sur la pratique. Que ce soit en présentiel ou à distance, notre formation vise le développement de vos compétences dans tous ses aspects. 

Pour cette raison, nous alternons entre des session de cours et des session de mise en situation.

Enfin, une évaluation finale est mise en place, lors de la clôture de la dernière session, afin de certifier de l’acquisition des connaissances.

Faites évoluer votre planification et bénéficiez d’un travail plus serein grâce à la formation Gestion des priorités d’ISM

Ne laissez plus un environnement professionnel désordonné vous causer du stress et des retards. 

Grâce à notre formation en ligne à distance, ou en présentiel dans un centre de formation à Paris, gagnez en efficacité et rendez votre vie professionnelle plus agréable.